Das kommunale Wohnungsunternehmen Pro Potsdam hat am 3. Februar 2023 einen neuen Schritt in der Digitalisierung des Mieterservices gemacht, indem es Künstliche Intelligenz (KI) in die Bearbeitung von E-Mails einführt. Diese Technologie ermöglicht es der KI, eingehende E-Mails zu lesen und Mietermeldungsformulare automatisiert auszufüllen. Die Themen dieser E-Mails reichen von Mietverträgen bis hin zu Schäden wie zum Beispiel tropfenden Wasserhähnen. Die KI übernimmt zudem die Kodierung und Übersetzung der E-Mail-Inhalte in vorgegebene Formulare.
Jörn-Michael Westphal, Geschäftsführer von Pro Potsdam, hat die digitale Entwicklung seit den 2000er-Jahren vorangetrieben. Pro Potsdam ist der erste Nutzer der KI-Anwendung eines großen wohnungswirtschaftlichen Rechenzentrums in Berlin. Das Projekt wird derzeit als Pilotprojekt getestet und soll bis Ende März 2023 abgeschlossen sein. Nach aktuellen Informationen werden etwa zwei von drei E-Mails von der KI mit hoher Qualität verarbeitet. Bei einer E-Mail ist in der Regel eine Nachjustierung nötig. Diese automatisierte Bearbeitung entlastet die Mitarbeitenden, sodass sie mehr Zeit für die Kundenberatung haben. Die Ergebnisse der KI werden von den Mitarbeitenden geprüft, nicht jedoch die Daten selbst. Das Unternehmen hat die Nutzung der KI unter Berücksichtigung von Chancen, Risiken und rechtlichen Belangen genehmigen lassen.
Kunden-App und zukünftige Entwicklungen
Seit 2019 bietet Pro Potsdam eine Kunden-App an, die den Mietern Zugang zu Vertragsdaten und Schadensmeldungen ermöglicht. Rund die Hälfte der Mieter ist über die App erreichbar, wo ein Chatbot vorformulierte Fragen beantwortet. Das Unternehmen plant, eine umfassende KI-Strategie für die Zukunft zu entwickeln, um die Effizienz und den Service weiter zu steigern.
Die Verwendung von KI-Technologien wird in der Wohnungswirtschaft zunehmend relevant, wie auch [Haufe](https://www.haufe.de/immobilien/wohnungswirtschaft/ki-bringt-uns-auf-die-naechste-stufe-der-automatisierung_260_620660.html) berichtet. Die Automatisierung durch KI eröffnet neue Optimierungsmöglichkeiten in der Kundenbetreuung, im Objektmanagement und in der Verwaltung. Zukünftige Entwicklungen könnten die Integration von KI-Assistenten in ERP-Systeme umfassen, die wertvolle Unterstützung in bereichsspezifischen Anwendungen wie der Kundenkommunikation und dem Projektmanagement bieten.
