Am 28. Januar 2025 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Gehaltsabrechnungen ausschließlich elektronisch verschickt werden können. Diese Entscheidung betrifft einen konkreten Fall einer Edeka-Verkäuferin aus Niedersachsen (Aktenzeichen: 9 AZR 48724). Der Vorsitzende Richter Heinrich Kiel erklärte, dass es keinen Anspruch auf Papierform gibt. Diese Entscheidung stellt eine grundlegende Frage: Dürfen Gehaltsabrechnungen und Personaldokumente nur elektronisch bereitgestellt werden? Das Gericht beantwortete diese Frage mit Ja.
In der Begründung wurde darauf hingewiesen, dass es eine zunehmende Einrichtung digitaler Mitarbeiterportale in Unternehmen aller Branchen gibt. Die Klägerin, eine Edeka-Verkäuferin, hatte auf einer papierbasierten Gehaltsabrechnung bestanden und argumentiert, es fehle an ihrer Zustimmung zur elektronischen Übermittlung. Zunächst hatte sie vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen Erfolg, konnte sich jedoch vor dem Bundesarbeitsgericht nicht durchsetzen. Laut Gewerbeordnung sind Arbeitgeber verpflichtet, eine „Abrechnung in Textform“ zu erteilen, wobei eine digitale Abrechnung diese Anforderung erfüllt, sofern sie elektronisch abgerufen werden kann. Darüber hinaus sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmern ohne entsprechende Technik Zugang zu Daten und Druckmöglichkeiten zu bieten. Edeka hatte bereits 2021 ein digitales Mitarbeiterportal per Konzernbetriebsvereinbarung eingeführt.
Rechtliche Rahmenbedingungen und andere Urteile
Es bleibt jedoch festzuhalten, dass zahlreiche Unternehmen beabsichtigen, Gehaltsabrechnungen ausschließlich digital zur Verfügung zu stellen. In einigen Fällen haben Beschäftigte den digitalen Abruf verweigert. Das Landesarbeitsgericht Hamm entschied bereits am 23. September 2023 (Az.: 2 Sa 179/21), dass Beschäftigte nicht zum digitalen Abruf gezwungen werden können. Zudem stellte das Landesarbeitsgericht Niedersachsen am 16. Januar 2024 (Az.: 9 Sa 575/23) fest, dass Beschäftigte Gehaltsabrechnungen in Papierform anfordern können.
Die juristische Begründung dafür liegt in § 108 Absatz 1 Satz 1 der Gewerbeordnung, der verlangt, dass Gehaltsabrechnungen in Textform zugestellt werden müssen. Der Zugang zu der Abrechnung ist erst gegeben, wenn diese tatsächlich abgerufen wurde. Arbeitgeber sind verpflichtet, sicherzustellen, dass Beschäftigte, die den digitalen Abruf verweigern, weiterhin Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen in Papierform erhalten. Daneben ist es wichtig zu beachten, dass Betriebsvereinbarungen nicht die Wünsche der Beschäftigten „überstimmen“ können. Eine Revision im Fall des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen wurde zum Bundesarbeitsgericht zugelassen.
Im Fall des Landesarbeitsgerichts Hamm wurde keine Revision eingelegt. Der Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail wird angesichts datenschutzrechtlicher Bedenken als problematisch angesehen, da persönliche Daten in Lohnabrechnungen gemäß § 9 DS-GVO besonders schützenswert sind und E-Mails in der Regel nicht ausreichend verschlüsselt sind, was das Risiko eines unbefugten Zugriffs erhöht. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, Papierabrechnungen zu erteilen, wenn Beschäftigte den digitalen Abruf verweigern.
